⑴ 我国电子文件管理法制建设应坚持哪些原则
一.电子文件的全程管理原则
即从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。
全程管理是一种全面的管理 、一种系统的管理、一种过程管理 。 它涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求, 在“大文件”的概念基础之上,注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾,强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。 这个体系是通过过程控制实现结果控制,是一种过程管理。在这个过程中需要不断的发现和纠正失误,不断调整管理策略。将电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案,以证实电子文件在管理系统中的运转状况,确保电子文件的管理质量。
二.电子文件的前端控制原则
(一)文件的过程分化
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容,它以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中,又分为前端、中端、末端。
前端:文件的形成 中端:文件的具体管理 末端:文件的留存和销毁
(二)文件的前端控制
前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合,把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。是实现电子文件全程管理的重要保障,是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其它载体
文件、档案管理中是有效地,在电子文件管理中更是至关重要。它的必要性体现在以下两个方面。
1.前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。在电子文件形成初期便要保障电子文件的安全、可靠、完整、可读、防止其被破坏。要确保电子文件的真实性就是要保障文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状态一致。要保证文件的产生过程和产生之后的真实性。
2.前端控制是优化管理功能,提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟,而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构” ,以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾,从而达到功能合理,效率最高。
三.电子文件的集成管理原则
集成管理是指对管理要素的科学重组。电子文件的集成管理是将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合,形成具有要素群结构的管理体系的过程。
集成管理是全程管理思想的延伸和深化,它要求不仅关注文件流,也要关注与文件流相关的业务流,关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合,鲜明地体现了开放式、集约式的管理理念。
具体说来,电子文件的集成管理原则在本系统中主要体现了以下三方面的内容:
(1) 文件流于业务流的集成
文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的一个重要标准。文件流和业务流的集成思想不仅应体现在机构电子文件的管理理念、管理政策和管理方法之中,最终应体现在机构电子文件管理系统对电子文件流与业务流的一体化整合上。
(2) 文件流与其他信息流的集成
文件信息和非文件信息在内容上有互补性,在管理流程和技术上有许多相通之处,集成管理就是要打通它们之间的可通之处,连接它们之间的可连之处,实现最大限度的信息共享和知识挖掘。
(3) 文件流内部管理活动的集成
电子文件管理的各项具体业务应该并尽可能根据其内在关联性而得以整合或集成,如归档与整理、鉴定、着录的结合等。这一思想使得我们在构造系统时,虽然在管理数据是分门别类的进行管理,但信息是一体化的,从而避免的信息“死角”,使需要查找的信息都能找到。
四。电子文件动态管理原则
动态管理是指对电子文件全程加以监控,以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求,以保证管理目标的实现。
五.电子文件的注重效益原则
效益就是投入产出比,成功的管理应该有助于提高该项活动的效益。
在当今的网络环境下,电子文件在检索、存储容量以及资源共享等方面优于纸质档案,成为了现阶段档案存在的一种主要形式之一,且有取代纸质档案的趋向,这种革命性的变化给档案管理工作注入了新鲜的活力,我们应该针对电子文件的特征探究电子文件的利用效益。对于电子文件,我们要更新观念,突破传统的效益观,充分开发电子文件信息资源自身产生效益的潜力,使档案事业在电子时代得到进一步发展。
⑵ 什么是前端控制
前端控制器处理所有从用户过来的请求。所有用户的请求都要通过前端控制器,只有在得到控制器验证后,被前端控制器重新定向才可以访问相应的资源。这是安全控制的一种方式。实际上在,在J2EE体系结构下,各种资源的联结都是通过XML实现的,所有web层应用的文件要部署时候必须打包成war文件,web文件通常是一些jsp文件,也有一些servlet和 javabean以及jsp标签。在简单的WEB应用中,可以在jsp文件中实现对业务方法,甚至后台数据库资源等实现直接访问。
⑶ 如何做好档案管理工作
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
关键词:档案管理 问题 信息一体化
1 新时期企业档案管理体制、模式的建构背景
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
2 企业档案存在的问题
2.1 企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则 企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
2.2 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造 目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。
2.3 档案工作缺乏制度化的管理程序 当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。
3 新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式
3.1 信息一体化管理 信息一体化管理,其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中,既要注意提供历史的信息和现时的信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果,为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
3.2 档案一体化管理 档案一体化就是利用计算机技术的强大功能,遵循文件运动周期理论,对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理,达到文件与档案数据资源的最佳管理和利用效果。从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面:
3.2.1 档案一体化的目标 实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
3.2.2 档案一体化的原则 在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:一是全程管理原则,电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也日趋模糊,文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;二是前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端;三是集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。
3.2.3 文件、档案一体化管理的具体内容 文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。
3.2.4 文件、档案一体化管理的技术保障 文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。首先,数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
总之,基于我国现代企业管理的现状,档案人应积极吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,来适应档案管理工作的新形势。
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⑺ 前端控制的原则
前端控制是现代文件管理理念之一,即在文件形成之时就介入其质量控制。按文件生命周期划分阶段,地质资料的“形成”之时是前端,“鉴定、整理、编目、入库、借阅”等具体操作为中端,“销毁”是末端。在纸质载体档案管理中,传统上称归档前的为科技文件材料,归档后称地质资料。科技文件材料的产生是在工程作业现场或地质研究场所,特别是在勘探开发工程作业现场,首先接触到地质科技文件材料的是负责生产管理的工程技术人员。现场记录的文字与数据就产生于现场技术人员之手,在没有移交资料管理人员之前,就是他们管理着地质科技文件材料,也就是他们处在地质资料管理的前端。电子文件和数据采集也出自他们的工作过程。前端控制是全程管理的重要前提。地质资料管理的前端控制概念是20世纪后期提出来的。有人怀疑前端控制,认为这超出地质资料管理工作范围,有越位之嫌。但作者认为前端控制有以下的必要性:
(一)是保证资料真实可靠、完整规范、可识别的前提
各类地质报告在形成初期,文字材料有初稿、二稿和终稿之分,电子文件也具有易流失、易删改特性,很容易出现差错,在源头出现差错若不能及时发现和改正,这件地质资料质量就没有保证,运用于指导勘探工程,不但造成工程时间上的不可弥补,探矿工程的经费损失也是非常大的。若错了的勘探数据信息,没有被发现,用来误导接下来的处理、解释和研究,其损失更大。花费大量人力、物力、财力的勘探开发工程,取得的地质资料不完整,或者电子文件读不出来,或数据信息是错的,后果是严重的。地质科技文件材料与数据产生后,即需标明责任者,电子文件就该及时赋予标识,防止修改,防止删除,并附有背景说明。
(二)可优化管理,提高管理效率
传统的地质资料管理,其前端是对归档的地质科技文件材料进行整理、编号、标识、入库。归档前的地质科技文件材料管理没有进入全程管理的视野,也无章法可循,一般由地质科技人员或工程技术人员保管,对质量也无规范性要求。实施前端控制后,使整个地质资料管理成了一个体系,标准、规范一贯到底,不但与工程施工、实验分析、数据处理、地质研究环环紧密相扣,还能促成地质资料管理业务流程一体化,减少乃至消除地质资料归档前、归档后的管理管理环节疏漏或重复,达到功能合理,效率更高的效果。
现在的工程设备上地质资料的产生,大多为机出资料,自动打印。也有人工记录,如施工班报、生产日报等,但人工记录也都是计算机制作相关文字和报表。在文件形成的同时,将文件内容进行描述、文件结构、背景、版本、数据生成环境、存在状态等方面的信息进行采集。如钻井的基础数据,文字性资料的着录项等,这些数据是一次采集,全程使用。这种方法可以避免在地质资料归档着录时的重复采集及其由于二次或多次数据采集输入而出现的出错概率。
以前地质资料管理部门,对前端产生了哪些地质资料,什么时间应该归档心中无数,质量评判也缺乏依据。实行前端控制后,对产生的地质资料的数量和质量参与了控制,可以及时调剂利用和通知入馆归档。
⑻ web前端视频教程:什么是前端
其实web前端是一个新词汇,刚开始的时候只有美工和程序,后来随着web的发展,对用户交互的需求越来越高,就衍生出了ui(用户交互页面)这除了视觉效果还要有交互体验,就需要js去实现,毕竟一个人的精力是有限的,这么多的工作不可能由一个人去实现,于是出图就成了前端美工,切图出html css就成了前端切图,js就成了前端交互。一般情况下出图和html页面是一个人完成,而js效果由程序员去写,因为毕竟都是程序脚本,程序员学起来相对容易一些。