A. 什麼是檔案保護技術
檔案保護技術學是檔案學分支學科。研究檔案製成材料變化規律和檔案保護技術方法的學科。其目的是最大限度地延長檔案的壽命。歷史沿革世界各國自古以來就積累了豐富的檔案保護技術和經驗。古埃及很早就知道根據天氣條件保護紙草檔案，把卷軸裝在木桶或象牙桶內以防止昆蟲、灰塵和潮濕的侵害。古印 相關圖書 度人將棕櫚葉手稿夾在木板或象牙板之間,外麵包上一層織物,並使用雪松油 、藏紅花塗抹以防蟲。歐洲國家對羊皮檔案的羊皮加工、軟化平整和防蟲方面,也有豐富的經驗。中國古代一直以石室金匱的傳統方式保管檔案，東漢時就用黃檗染紙以防蟲，宋代則以蜀椒液處理紙張，明代用以鉛丹為主要成分的「萬年紅」防蠹紙作封面或包裝。紙質檔案的修裱技術也歷史悠久，如漿糊的製作與防腐，紙的原料選擇、除污、修補、染潢等都有講究；明代周嘉胄所著《裝潢志》則是修裱技術的總結。檔案保護技術作為一門學科進行研究，是現代在少數國家形成的。在蘇聯形成於20世紀 40年代,1950年出版了Л.Я.米津和Н.Α.采列維吉諾夫合著的《文件材料保管技術學》。中國於1957年翻譯出版了蘇聯的著作，並將保護技術學作為高等學校檔案專業的一門必修課程。1961年出版了馮樂耘編的《檔案保管技術學》，1984年又出版了李鴻健主編的《檔案保護技術學》，表明這門學科在中國得以發展和完善。 研究內容①檔案製成材料耐久性。研究各種檔案製成材料的原料特性、化學成分、生產過程、產品質量與檔案耐久性的關系 ，研究檔案製成材 料的標准。②檔案存儲環境與措施。研究周圍環境中對檔案有影響的物理的、化學的因素，以及對此的防治措施，包括改善檔案庫房建築和設備，加強檔案管理的技術措施，如調節庫房溫濕度、防光、防有害氣體、防塵、防火、防水、防機械磨損等。③檔案有害生物防制。研究危害檔案的微生物和防止檔案霉變的方法。研究檔案害蟲的生活習性及防制方法。研究損害檔案的嚙齒動物的防制。④檔案修復技術。研究檔案修復的基本原則和技術，包括除污、去酸、加固技術，對已經退變字跡的顯示與恢復技術，傳統修裱技術，特殊形式與嚴重受損的修復技術。⑤檔案復制技術。研究檔案復制的原理、特點和技術要求，復製品的質量控制。
B. 電子檔案是什麼
電子檔案，是指通過計算機磁碟等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。 虛擬檔案是用來區別於一些客觀存在的檔案實體，是將實 電子檔案管理系統
體檔案信息以位元組、比特方式表示並使之在電腦網路上流動，只有引入正確的軟體，硬體與足夠的背景細節，這些位元組與比特方可隨機定位到用戶所在的網路終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。
C. 檔案如何保存
針對不同的情況推薦不同的存儲方式
首先是畢業院校，這個是針對畢業後暫時沒有找工作或者想繼續深造考研或公務員的學生。
第二個是當地的人才交流中心針對的人群很廣，不管是剛畢業還是工作多年，都可以在這里交存檔案，這個地點是針對靈活就業的畢業生。
第三個存儲位置是我們的單位。此存儲位置用於存儲已找到並錄入的單位屬於事業單位或我國規定的其他國有企業的職務。此類型的單位具有人事檔案管理許可權。將檔案保存到單位的人事部門，對我們將來晉升加薪有很大幫助！
如果您的工作單位不是國家編制的事業單位，那麼我們的檔案不能放入工作單位，因為普通的私有單位沒有人事檔案管理許可權。
根據檔案法，禁止個人、非國家組織和非國家機關擅自存放、拆除檔案。因此，我們不能將檔案存儲在私有單位中。
D. 檔案電子化資料庫存儲適合用磁碟陣列哪個級別
硬碟陣列（RAID）技術詳解
對於硬碟的歷史發展來說，還有各種硬碟的附加技術，如硬碟數據保護技術和防震技術，以及降噪技術，它們也隨著硬碟的發展而不斷更新，但一般而言，不同硬碟廠商都有自己的一套硬碟保護技術，如昆騰的數據保護系統DPS、震動保護系統SPS；邁拓的數據保護系統MaxSafe、震動保護系統ShockBlock；西部數據公司的數據保護系統Data SafeGuide（數據衛士）等等。這些保護技術都是在原有技術的基礎上推出第二代、第三代……等技術。
此外硬碟的數據緩存也隨著硬碟的不斷發展而不斷增大，早期IDE硬碟的數據緩存只有128KB甚至更小，而那時2MB的數據的只能在高端的SCSI硬碟上看到。當然隨著存儲技術及高速存儲器價格的降低，IDE硬碟的數據緩存增加到了256KB，而接下來就是512KB了，目前主流的IDE硬碟數據緩存則為2MB或8M。
接下來，讓我們一起關注RAID（磁碟陣列）。
RAID的英文全稱為：Rendant Array of Independent Disks。翻譯成中文即為獨立磁碟冗餘陣列，或簡稱磁碟陣列。由美國加州大學在1987年開發成功。
RAID的初衷主要是為大型伺服器提供高端的存儲功能和冗餘的數據安全。 我們可以這樣來理解，RAID是一種把多塊獨立的硬碟（物理硬碟）按不同方式組合起來形成一個硬碟組（邏輯硬碟），從而提供比單個硬碟更高的存儲性能和提供數據冗餘的技術。組成磁碟陣列的不同方式成為RAID級別（RAID Levels）。在用戶看起來，組成的磁碟組就像是一個硬碟，用戶可以對它進行分區，格式化等等。總之，對磁碟陣列的操作與單個硬碟一模一樣。不同的是，磁碟陣列的存儲性能要比單個硬碟高很多，而且在很多RAID模式中都有較為完備的相互校檢/恢復的措施，甚至是直接相互的鏡象備份，從而大大提高了RAID系統的容錯度,提高了系統的穩定冗餘性，這也是Rendant一詞的由來。
不過，所有的RAID系統最大的優點則是「熱交換」能力：用戶可以取出一個存在缺陷的驅動器，並插入一個新的予以更換。對大多數類型的RAID來說，可以利用鏡像或奇偶信息來從剩餘的驅動器重建數據不必中斷伺服器或系統，就可以自動重建某個出現故障的磁碟上的數據。這一點，對伺服器用戶以及其他高要求的用戶是至關重要的。
數據冗餘的功能指的是：在用戶數據一旦發生損壞後，利用冗餘信息可以使損壞數據得以恢復，從而保障了用戶數據的安全性。
RAID以前一直是SCSI領域獨有的產品，因為它當時的技術與成本也限制了其在低端市場的發展。今天，隨著RAID技術的不斷成熟與廠商的不斷努力，我們已經能夠享受到相對成本低廉的多的IDE-RAID系統，雖然穩定與可靠性還不能與SCSI-RAID相比，但它相對於單個硬碟的性能優勢對廣大玩家是一個不小的誘惑。隨著相關設備的擁有成本和使用成本不斷下降，這項技術也已獲得一般電腦用戶的青睞。
RAID技術是一種工業標准，下面我們就一起來對各主要RAID級別做一個大致的了解。
RAID 0
RAID 0又稱為Stripe或Striping，中譯為集帶工作方式。它代表了所有RAID級別中最高的存儲性能。RAID 0提高存儲性能的原理是把連續的數據分散到多個磁碟上存取。系統傳輸來的數據，經過RAID控制器通常是平均分配到幾個磁碟中，而這一切對於系統來說是完全不用干預的，每個磁碟執行屬於它自己的那部分數據請求。這樣，系統有數據請求就可以被多個磁碟並行的執行。這種數據上的並行操作可以充分利用匯流排的帶寬，顯著提高磁碟整體存取性能。我們可以這樣簡單的認為：N個硬碟是一個容量為N個硬碟容量之和的「大」硬碟。RAID0的主要工作目的是獲得更大的「單個」磁碟容量。另一方面就是多個硬碟同時讀取，從而獲得更高的存取速度。例如一個由兩個硬碟組成的Raid系統中，系統向兩個磁碟組成的邏輯硬碟（RADI 0 磁碟組）發出的I/O數據請求被轉化為2項操作，其中的每一項操作都對應於一塊物理硬碟。通過建立RAID 0，原先順序的數據請求被分散到所有的兩塊硬碟中同時執行。從理論上講，兩塊硬碟的並行操作使同一時間內磁碟讀寫速度提升了2倍。雖然由於匯流排帶寬等多種因素的影響，實際的提升速率肯定會低於理論值。但是，大量數據並行傳輸與串列傳輸比較，提速效果還是非常明顯的。
RAID 0最大的缺點是不提供數據冗餘，其安全性大大降低，構成陣列的任何一塊硬碟的損壞都將帶來災難性的數據損失。
RAID 0具有的特點，使其不適用於關鍵任務環境，但是，它卻非常適合於特別適用於對性能要求較高的視頻生產和編輯或圖像編輯領域。對個人用戶，RAID 0也是提高硬碟存儲性能的絕佳選擇。
RAID 1
RAID 1又稱為Mirror或Mirroring，中譯為鏡像方式。這種工作方式的出現完全是為了數據安全考慮的，因為在整個鏡像的過程中，只有一半的磁碟容量是有效的，因為另一半用來存放同這一半完全一樣的數據，也就是數據的冗餘了。同RAID0相比，它是另一個極端。RAID0首要考慮的是磁碟的速度和容量，忽略安全；而RAID1首要考慮的是數據的安全性，容量可以減半、速度可以不變。它的宗旨是最大限度的保證用戶數據的可用性和可修復性。
RAID 1的操作方式是把用戶寫入硬碟的數據百分之百地自動復制到另外一個硬碟上。當讀取數據時，系統先從RAID 0的源盤讀取數據，如果讀取數據成功，則系統不去管備份盤上的數據；如果讀取源盤數據失敗，則系統自動轉而讀取備份盤上的數據，不會造成用戶工作任務的中斷。當然，我們應當及時地更換損壞的硬碟並利用備份數據重新建立Mirror，避免備份盤在發生損壞時，造成不可挽回的數據損失。 由於對存儲的數據進行百分之百的備份，在所有RAID級別中，RAID 1提供最高的數據安全保障。同樣，由於數據的百分之百備份，備份數據佔了總存儲空間的一半，因而，Mirror的磁碟空間利用率低，存儲成本高。
Mirror雖不能提高存儲性能，但由於其具有的高數據安全性，使其尤其適用於存放重要數據，如伺服器和資料庫存儲等領域。
RAID 0+1
正如其名字一樣RAID 0+1是RAID 0和RAID 1的組合形式，也稱為RAID 10。它的出現就是為了達到既高速又安全目的， RAID10也可以簡單的理解成兩個分別由多個磁碟組成的 RAID0陣列再進行鏡像；其實反過來理解也沒有錯。
以四個磁碟組成的RAID 0+1為例，RAID 0+1是存儲性能和數據安全兼顧的方案。它在提供與RAID 1一樣的數據安全保障的同時，也提供了與RAID 0近似的存儲性能。
由於RAID 0+1也通過數據的100%備份提供數據安全保障，因此RAID 0+1的磁碟空間利用率與RAID 1相同，存儲成本高。
構建RAID 0+1陣列的成本投入大，數據空間利用率低。不是種經濟高效的磁碟陣列解決方案。但特別適用於既有大量數據需要存取，同時又對數據安全性要求嚴格的領域，如銀行、金融、商業超市、政府各種檔案管理等。
RAID 3
RAID 3 採用的是一種較為簡單的校驗實現方式。將數據做XOR 運算，產生Parity Data後，在將數據和Parity Data以並行存取模式寫入一個專門的存放所有校驗數據的磁碟中，而在剩餘的磁碟中創建帶區集分散數據的讀寫操作。因此具備並行存取模式的優點和缺點。RAID 3所存在的最大一個不足同時也是導致RAID 3很少被人們採用的原因就是校驗盤很容易成為整個系統的瓶頸。我們已經知道RAID 3會把數據的寫入操作分散到多個磁碟上進行，然而不管是向哪一個數據盤寫入數據，都需要同時重寫校驗盤中的相關信息。因此，對於那些經常需要執行大量寫入操作的應用來說，校驗盤的負載將會很大，無法滿足程序的運行速度，從而導致整個RAID系統性能的下降。RAID 3的並行存取模式，需要RAID 控制器特別功能的支持，才能達到磁碟驅動器同步控制，而且上述寫入性能的優點，以目前的Caching 技術，都可以將其取而代之，因此一般認為RAID 3的應用，將逐漸淡出市場。
RAID 4
RAID 4 是採取獨立存取模式，它的每一筆傳輸［Strip］資料較長，而且可以執行Overlapped I/O，因此其讀取的性能很好。但是由於使用單一專屬的Parity Disk 來存放Parity Data，因此每次寫操作都需要訪問奇偶盤，就會造成系統很大的瓶頸。RAID 4在商業應用中很少使用.
RAID 5
RAID 5 是一種存儲性能、數據安全和存儲成本兼顧的存儲解決方案。
RAID 5也是目前應用最廣泛的RAID技術。各塊獨立硬碟進行條帶化分割，相同的條帶區進行奇偶校驗（異或運算），校驗數據平均分布在每塊硬碟上。以n塊硬碟構建的RAID 5陣列可以有n－1塊硬碟的容量，存儲空間利用率非常高。RAID 5不對存儲的數據進行備份，而是把數據和相對應的奇偶校驗信息存儲到組成RAID5的各個磁碟上，並且奇偶校驗信息和相對應的數據分別存儲於不同的磁碟上。當RAID5的任何一塊硬碟上的數據丟失，均可以通過校驗數據推算出來它和RAI D 3最大的區別在於校驗數據是否平均分布到各塊硬碟上。RAID 5具有數據安全、讀寫速度快，空間利用率高等優點，應用非常廣泛，但不足之處是如果1塊硬碟出現故障以後，整個系統的性能將大大降低。RAID 5可以為系統提供數據安全保障，但保障程度要比Mirror低而磁碟空間利用率要比Mirror高。RAID 5具有和RAID 0相近似的數據讀取速度，只是多了一個奇偶校驗信息，寫入數據的速度比對單個磁碟進行寫入操作稍慢。同時由於多個數據對應一個奇偶校驗信息，RAID 5的磁碟空間利用率要比RAID 1高，存儲成本相對較低。
RAID 5模式適合多人多任務的存取頻繁，數據量不是很大的環境，例如企業檔案伺服器、WEB 伺服器、在線交易系統、電子商務等等。
RAID 6
RAID 6 與RAID 5相比，增加了第二個獨立的奇偶校驗信息塊。兩個獨立的奇偶系統使用不同的演算法，數據的可靠性非常高。即使兩塊磁碟同時失效，也不會影響數據的使用。但需要分配給奇偶校驗信息更大的磁碟空間，相對於RAID 5有更大的「寫損失」。RAID 6 的寫性能非常差，較差的性能和復雜的實施使得RAID 6很少使用。
E. 什麼叫檔案數字化，檔案數字化有哪些好處
1、您好，很高興回答你的這個問題；
2、檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、資料庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網路化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享；
3、檔案數字化是數字檔案建設*基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過區域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務；
4、檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。
F. 求工程圖紙檔案整理和保存方法
工程圖紙檔案整理：
一、組卷要求及方法：
1.組卷要遵循工程文件的自然形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；便於檔案利用和保管。按照工程檔案《火電企業檔案分類表(6-9大類)》分類組卷。
2.工程管理性會議文件如：工程會議紀要、現場辦公會會議，根據文件的數量（裝訂或不裝訂組卷，每卷的頁數不超過200頁）進行組卷。
3.工程監理、質監、調試、生產准備及試生產文件可按文種或專業進行組卷，組卷時要注意文件的閉環。
4.工程簡報、月報等根據文件的數量，按年度組成一卷，或數期一卷，案卷題名一定要寫明**年**期**工程簡報或月報。
5.引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
6.與施工圖有關的設計更改、現場洽商和材料變更單等文件材料單獨組卷。在填寫卷內文件目錄時，以「圖號」作為「文件編號」。對於一些生產輔助或生活區建築(如：生產辦公樓、職工宿舍等)可與竣工文件編在一起。
7.工程施工技術文件按單位工程的專業、階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按項目整理；竣工圖按建築、結構、水電、暖通、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、台件等組卷；管理性文件按問題結合時間、責任者等因素組卷。
8.案卷內所有反映問題的文件材料的份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，文件不重份。同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。
二、卷內文件材料的排列要求
1.卷內文件材料一般按問題重要程度、相互間的因果關系，再結合責任者或時間順序排列。如：試驗報告有水泥的、鋼材的等，應將水泥的放在一起，鋼材的放在一起；又如：鋼材又分10厘米的、12厘米的，則將同型號的放在一起。一定要考慮內容。
2.密不可分的文件，要依序排列在一起。一般結論（批復）性文件在前，依據（請示）性文件在後；正件在前，附件在後；文字在前，圖樣在後；有譯文的外文資料譯文在前，原文在後。
3.工程技術文件按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、評定、證明排列。
4.設備文件按依據性、設備開箱驗收、隨機圖樣、設備安裝調試和設備運行維修等材料排列。
5.竣工圖按專業、圖號排列。
三、案卷編目要求：
1、卷內文件編寫頁號：
（1）案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。凡是有文字和圖表（包括原圖目錄）的卷內文件材料，均需編寫頁號。案卷封面、卷內目錄（不包括原圖紙目錄）、卷內備考表不編寫頁號。
（2）6-9大類的文字材料及圖紙在每頁的右下角編寫頁號，背面在左下角編號，圖樣頁號編寫在標題欄外。
（3）成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他科技文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料的最後，將其作為一份文件（「頁數」作為「1頁」）填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中註明總頁數。
（4）照片編號編排在背面右下角，底片號應用鐵筆橫排列刻在膠片乳劑面處。
（5）頁號宜用鉛筆編寫。
2、案卷封面與脊背的編制：
（1）案卷封面：案卷一卷一盒，圖紙採用案卷外封面（硬卷皮），文字材料採用案卷內封面（軟卷皮）。
（2）檔號：由項目代號、分類號、同類號下的案卷小流水號組成。詳見分類編號大綱。
（3）案卷題名：應簡明、准確地揭示卷內文件的內容。案卷題名的主要內容包括項目名稱（代字、代號）及其組件、部件、階段的名稱（代號）等。項目名稱與批準的原立項、設計（包括代號）應相符。歸檔外文資料的題名應譯成中文；外文資料有中譯文的，應一並立卷。
（4）立卷單位：填寫負責文件材料組卷的單位或項目負責單位。
（5）起止日期：填寫卷內文件材料形成的起止日期。
（6）保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。
（7）密級：依據保密規定填寫。
（8）案卷脊背：填寫檔號和案卷題名。
（9）封面及脊背應暫用鉛筆填寫。
3、卷內目錄的編制：
（1）序號：用阿拉伯數字從1起，依次標注卷內文件材料件數的順序。
（2）責任者：填寫文件形成單位或主要責任者
（3）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設備的代號等。
（4）文件材料題名：填寫文件標題全名。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加 「[ ]」號。
（5）日期：填寫文件形成日期。可省略漢字只填寫阿拉伯數字，「年」標注四位，「月」、「日」各標注兩位。如：2004.01.12
（6）頁碼：填寫每份文件首頁上標注的頁號（卷內最後一份文件要填寫起止頁號）。
（7）備註：注釋文件需說明的情況，（如：散裝以件組卷，應在備注中標注出此件的實際頁數）。
（8）卷內目錄列印一式兩份，一份排列在卷內文件材料首頁之前，另一份用於編制全引目錄或分類目錄。
4、卷內備考表的編制：
（1）卷內備考表要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體形式文件的數量，如文字材料XX頁，照片XX張，附圖XX張。
（2）立卷人：由立卷人的責任人簽名。
（3）檢查人：由檔案部門案卷質量審核人簽名。
（4）立卷時間：填寫立卷完成的日期。
（5）檢查時間：填寫審核的日期。
（6）互見號：應填寫同一內容而形成不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔案號應註明檔案載體的形式，並用括弧括起。
（7）卷內備考表排列在文件尾頁之後。
案卷封面、脊背、卷內目錄、卷內備考表格式見寧德發電公司清華紫光檔案管理系統。
四、案卷裝訂要求：
案卷採用裝訂和不裝訂兩種形式，要求如下:
1、案卷裝訂前要拆除金屬物，對殘缺破損，小於或大於卷面的和字跡偏左的要進行修補、被糊和折疊，圖樣要按A4幅面，手風琴式折疊，圖面向里，圖標在右下面。
2、字跡不清的重要文件，應進行復制（列印或手抄），並與原件一起立卷。復製件在前、原件在後。
3、裝訂時做到右下齊，無倒頁，不漏訂。
4、案卷採用三孔一線裝訂，裝訂線長度為18CM，裝訂結實、整齊、美觀。
5、外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。
6、單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋填寫檔號章。
不裝訂的文件材料或圖紙在每頁的右下方加蓋檔號章。檔號章樣式如下：
五、檔案盒、卷皮要求：
1、檔案盒外表尺寸為310mm×220mm，厚度可根據需要設置10 mm、20 mm、30 mm 、40 mm 、50 mm 、60 mm。
2、檔案盒應採用無酸紙製作。
3、案卷內封面用牛皮紙軟卷皮，按發電公司要求製作。
工程圖紙檔案保存：
工程圖紙紙質的特殊性決定了其存儲的困難性。目前看，工程圖紙的存儲在空間、溫度、濕度、光線等都有較嚴格的控制和要求。 因此，工程圖紙檔案的存儲要按照完整、准確而系統的原則，依據項目特點將工程圖紙收集齊全，做到有頭有尾、數量完整；隨後按照如實維護歷史全貌的原則，對各個階段的圖紙進行准確整理，使繪圖過程完整系統；最後要注意不同項目的圖紙一定要分門別類，以便復用時查找方便，有依據可循。
G. 公司里怎麼進行檔案存檔，電子檔怎麼建立，存檔案到哪裡
公司如何進行檔案存檔，電子檔案的建立
當前主要的檔案資料都是採用紙質材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的機關文件，大多採用紙質文件存檔。隨著大數據時代的來臨，檔案數量逐年遞增，各企事業單位檔案存儲空間告急，由於存儲環境不達標，年久的檔案發霉字跡不清，受到破損，存在引起糾紛的風險，而且在數以萬計的傳統檔案室中想要准確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針，甚至無法盤點。在科學與新技術更替日新月異的時期，檔案數字化成了不少企事業單位的選擇。電子檔案容量大，體積小，不會霉變、蟲蛀，查閱起來極為方便迅速，而且可以通過計算機網路進行遠距離傳輸，異地利用，能為所需要它的人共享，電子檔案在現代信息傳播技術條件下，利用極為方便。
H. 公司里的檔案應該怎麼歸類怎麼保存
檔案歸類：
■★第一條 管理部門�1.文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意後妥為保存，文 書管理部門以影本歸檔，原稿用畢後仍應送文書管理部門歸檔並換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。
■★第二條 文件點收�文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：�1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收後 ，文件送歸檔。
■★第三條 文件整理�點收文件後，應依下列方式整理：�1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應對准右上角，左方裝訂則對准左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
■★第四條 檔案分類�1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。 2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後 另增第四級「細類」。如案件不多，亦可僅使用「部門」及「大類」或「小類」二級。3.同一「小類」(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設「卷次」編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設「目次表」，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個「目次」編號為原則。5.檔號之表示方式如下�A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
■★第五條 檔案名稱及編號�1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
■★第六條 檔號編定�1.案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫於右上角。
■★第七條 歸檔與檔案清理�1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用「見出紙」註明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。�
■★第八條 保存期限�文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：�1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案後無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
■★第九條 檔卷清理�1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核准，必 要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將「 收(發)文登記單」第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷毀之日期。
■★第十條 調卷程序�1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具「調卷單」經其部門主 管(科長以上)核准後持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到「調卷單」經核查後，取出該項檔案，並於「調卷單」上填注借出 日期後，將檔案交與調卷人員。「調卷單」則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催。3.於檔案室當場借閱者，免填「調卷單」。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤並於「調卷單」填注歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾。「調卷單」由管檔人員留存備查。
■★第十一條 調卷管理�1.「調卷單」以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對於所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意
保存：
第一條、為提升檔案保存技術，妥善維護檔案安全，發揮檔案管理功能，特訂定本規范。
第二條、紙質類檔案之保存，應妥善採取防光、防熱、防潮、防蟲及防菌等措施，避免檔案受光害及紙質纖維素之氧化或水解或因蟲、菌危害，導致檔案之損壞。
第三條、紙質類檔案宜以化性穩定之聚酯類膠膜保護袋或去酸材質之卷夾或保護盒存放。
第四條、紙質類檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當方法為之。
第五條、紙質類檔案如因本身及外在環境影響而產生泛黃變脆、劣化損壞等情形時，應予裱褙處理。
第六條、微縮片、正片、負片及照片等攝影類檔案應存放於保護套（袋）或底片夾內，再置入去酸之保護盒中。
前項保護套（袋）或底片夾之材質，應選擇純聚丙烯、純聚乙烯類塑膠片或中性之紙類。
第七條、微縮片、正片或負片之保護盒應水平置放，避免陽光直射，並應定期檢查。
第八條、攝影類檔案應設置專用儲存櫃，其材質應選用惰性材料，並具有溫、濕度控制及四小時以上之防火功能。
第九條、攝影類檔案及錄影（音）帶類檔案放入儲存櫃前應逐步回溫。取出後，亦同。
第十條、永久保存之彩色照片，應以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數位方式或其他適當方式儲存之。
第十一條、檔案管理人員拿取攝影類檔案時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。
第十二條、錄影（音）帶類檔案入庫前，應將防誤抹孔關閉，個別存放於絕緣之保護卡匣盒內，再置於儲存櫃中。
前項儲存櫃之存放，應避免鄰近電器用品或帶有磁場之場所。
第十三條、錄影（音）帶類檔案應定期檢查及轉帶；如有變質，應即處理，並定期復制轉錄，以利保存。
前項檔案如經依法應用，入庫前應轉回起頭點；快速轉帶後，應經散熱後始予收藏。
第十四條、錄影（音）帶類檔案如有發霉情形，應使用除霉噴液，清除發霉。
第十五條、電子媒體類檔案應以壓克力、純聚丙烯等化性穩定材質之保護夾盒個別存放，再放置於儲存櫃中。
第十六條、電子媒體類檔案應避免陽光直射或用清潔溶液擦拭。
擦拭光碟片應使用軟質之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭，避免用同心圓方向擦拭之。
第十七條、光碟片應避免刮傷或改變光碟面原有之標示方式。
檔案管理人員拿取光碟片時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。
第十八條、檔案之蟲害、菌害防治，應依下列五階段防治措施行之：
（一）避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲，並避免堆放木頭，杜絕白蟻等昆蟲滋生。室內收藏櫃勿與地板及牆壁密接、避免鋪設地毯，水管避免經過天花板，以維持環境之整潔。
（二）阻絕：窗戶加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網，縫隙處應予以填補，防止昆蟲入侵。必要時於通風口加裝空氣凈化設備，以減少菌害發生。
（三）偵測：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進行環境偵測並作成紀錄；利用粘蟲紙等誘捕器捕捉昆蟲，並隨時追蹤昆蟲入侵或菌害之各種跡象。
（四）因應：如檔案已遭蟲害或菌害，應即進行除蟲、殺菌處理。
（五）恢復：包括環境之恢復及檔案狀況之恢復，並針對重要檔案進行修補。
第十九條、檔案入庫前應檢查檔案狀況；如有蟲害或發霉情事，應立即隔離進行除蟲或殺菌。
第二十條、前點除蟲、殺菌，應視菌蟲種類、檔案媒體類型或損壞狀況選用下列方式行之：
（一）熏蒸法：使用含化學成分之熏蒸劑熏蒸方式。
（二）低溫法：將檔案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之冷凍庫十四日以上之方式。
（三）低氧法：置換密閉空間內之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百分之零點三以下並維持十四天之方式。
（四）鈷六十加馬（γ）射線法：利用該射線之穿透力及殺傷力輻射殺蟲之方式。
（五）其他經檔案管理局公告之方式。
前項處理應避免造成檔案、人體之傷害及環境之破壞，處理後應將蟲屍排遺清理乾凈。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物並降低氮氧化物及二氧化碳排放量。
I. 如何做檔案管理
檔案的全生命周期管理
提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。
規范化檔案管理
符合國家標准，可對檔案全宗、類型、屬性實現自定義配置，全面實現各類型檔案集中管理的理想。
全面化檔案管理
集成實體與數字化檔案統一管理，涵蓋十大類檔案以及幹部人事檔案管理。
協同化檔案管理
提供檔案從錄入、掃描、上傳、移交到歸檔的全面流程化，誰形成誰歸檔原則，大大減輕檔案管理人員負擔。
高效化檔案管理
支持檔案的批量錄入、導入以及批量上傳、掛接，自動生成封面背脊、備考表、目錄等檔案表格。
安全化檔案管理
借還登記、操作日誌全面記錄用戶的使用行為，加註閱讀屏幕水印，完美避免惡意擴散、盜用，減少丟失風險。
移動化檔案管理
不限時間、地域查看、借閱、利用檔案資料，方便快捷。
J. 檔案館採用哪些措施可以保證數字檔案信息的安全存儲
檔案館採用哪些措施可以保證數字檔案信息的安全
在數字檔案使信息利用共享更加便利性的同時，也帶來了更多嚴峻的挑戰，其中最為重要的就是安全相關問題。
一、數字檔案的安全隱患
數字檔案跟紙質檔案有比較大的差別，比如生成環境、表現形式、存儲載體、運動形態、閱讀和處理手段等等。另外，數字檔案擁有很多紙質檔案沒有的特質，比如對系統的依賴、信息的可更變、信息存儲的高密度、信息與特定載體之間的可分離性和非人工識讀性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
這些特點導致數字檔案的管理和利用存在一定的安全隱患。
1.數字檔案信息相對獨立帶來的隱患。紙質檔案均是信息和載體構成的統一體。數字檔案信息按照需求可以隨時改變存儲空間和硬碟存址，也可以更換載體，並且在更換過程中信息內容不會發生任何改變，而不需要固定的存儲位置。數字檔案的這種特徵，代表數字檔案信息是具有獨立性的，可以與某一載體暫時整合，並可以隨時傳遞給其他載體。
傳統文件內容信息的丟失、修改或者泄露經常能在載體上找到有關痕跡，而數字檔案的信息安全性卻不能僅僅在載體上判斷。數字檔案的安全隱患主要存在通過載體對信息的危害和對信息本身的危害兩個方面。
直接針對信息本身的危害往往是無形的，例如：由於強磁場導致磁碟原始磁記錄狀態發生變化，雖然載體沒有損壞，但是信息卻已經被銷毀了，以及操作中有意或者無意的錯誤操作也會導致數據丟失。
因此，傳統檔案管理中對載體所採取的各種嚴格保管的方法，不能確保數字檔案信息的安全性。
2.數字檔案依賴系統帶來的隱患。數字檔案的產生、存檔和使用都是通過網路系統來實現的，離不開各種軟體和硬體平台的支持。
數字檔案的安全會受到例如數字編碼因素、硬體因素、軟體因素、設備更新和加密等因素的影響，數字檔案在依賴系統時有一些潛在威脅和隱患。
數字檔案的安全性與網路系統的安全性密切相關，存儲和傳輸的檔案信息非常容易被盜取、修改和破壞。這些安全隱患包括黑客攻擊隱患、病毒入侵隱患、信息泄露隱患等方面。
3.數字檔案信息不穩定帶來的隱患。計算機系統中的文檔大多是動態文檔，並且文檔中的數據不斷被覆蓋以反映當前的情況。如果沒有及時存儲或備份數據，則一旦更新數據，將很難恢復原始文檔。
二、 網路環境下數字檔案利用安全保障措施
在網路環境下，數字檔案信息安全性的根本保證在於管理和技術的緊密結合。
2.管理措施
更新思想觀念。第一是樹立數字化理念，檔案文件的數字化是網路時代的整體發展趨勢。第二是精確控制理念，必須有效監督數字檔案的復制和流通環節，做到精確控制。第三是更新知識理念，必須自覺學習信息安全和保密技術知識，了解泄露機密的原理和預防措施。
成立安全組織機構。有條件的部門或單位應該有一個安全防護領導小組或兼職安全員來保護數字檔案的安全。安全員對單位人員進行安全教育和防護管理，並定期向有關管理部門報告安全管理情況。安排專崗專職人員負責網路安全的保護管理，並定期向相關管理部門報告安全工作狀況。
制定安全保密策略。安全和保密策略是結合實際情況採取的方法和措施，旨在實現數字檔案使用中的安全和保密目標。比如說根據數字檔案的重要程度來判斷其在網路利用中的安全等級，然後根據等級確立安全管理范圍。
建立健全安全保護管理制度。建立登記制度，從歸檔、審查、保存等各個環節完善數字檔案的登記記錄;建立流程監管制度，確保有效監視、存儲、刪除和備份數字檔案的系統;建立操作人員角色管理制度，管理人員許可權要明確地加以安全方面的限制;建立機房管理制度，對於存儲更高安全級別數字文件的計算機房，實施分區控制以限制人員訪問。
2.技術措施
加密技術。建議在傳輸數字檔案的過程中使用「雙密鑰匙」進行檔案加密。[8]在這種前提下，所有用戶都可以使用公共密鑰提交文檔，但是只有擁有密鑰的收件人才能獲取這個加密的文件。這樣不但能應對各種惡意軟體，還能完美地防止沒有授權的用戶竊聽和入網，對數字檔案的傳輸起到非常好的保護作用。
身份驗證。身份驗證最普遍的方法就是為每個系統合法的人員配對一個密碼，密碼由字母、數字或符號組成，以此來驗證訪問人員的身份。對於相關服務，如果驗證失敗，則拒絕用戶訪問系統。
防火牆。防火牆的作用類似於道路上的安全檢查站，可以控制網路上信息的雙向傳輸，截斷非法訪問，防止加密信息被泄露。
防火牆的安全保護功能僅限於網路邊界，該技術監視通過網路通信時序控制系統傳遞給它的所有數據流，通過預先建立網路安全規則使被保護網路中的信息和結構不受侵犯。
病毒防治。病毒防治包括預防和殺毒兩個方面。防毒殺毒是一項非常系統且復雜的工程，想要建立完善的防治體系，就必須從技術上和管理上綜合採取措施。