1. 檔案數字化的優勢
檔案數字化的優勢
一、節省存儲空間，改善辦公環境
以往的紙質檔案管理需要佔據大量的鐵櫃，大量的文件夾。當你需求時還得一一進行尋找，不僅費勁，還會污染辦公環境，特別是對紙質盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？
而使用電子檔案，節省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，並減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！
二、隨時查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案，只要有許可權都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動設備以及每個不同公司辦公地點的文檔。同時，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪裡或文件名是什麼等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關鍵詞即可，搜索數百萬個文件，只需幾秒鍾內便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用許可權將始終可用
電子檔案對企業來說一大優勢就是保持始終可用。相信大家都會經歷過，放在員工桌面上的文件，經常會因為員工生病或休年假，他們正在處理的文件或者檯面上的文件聯系不到、找不到等事件發生。
而利用電子檔案，不管員工如何變動，都可以輕松且立即獲得。盡管他們缺席，他們負責的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。
四、實現信息共享，集中管理
傳統的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島，無法進行統一管理，有時候容易發生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。
而通過電子檔案，可以把企業的相關數據檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平台，實現信息共享。
綜上所述，以上就是電子檔案對企業的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業現還依賴傳統的紙質文件系統，雖然說「傳統」並不總是意味著「壞」，但是隨著社會的發展，企業還是應該迎和這個新趨勢才好。
2. 怎樣撰寫檔案統計分析報告
檔案統計分析報告是檔案統計分析的表現形式之一，它是檔案工作人員在檔案統計中時各種數字和情況進行綜合分析、在形成觀念和結論之後而寫出的書面文字材料。一份高質量的檔案統計分析報告，對於分析檔案工作情況、總結檔案工作經驗、制定檔案工作方針政策、改進檔案管理工作部具有重要作用。撰寫檔案統計分析報告，既是檔案工作中必不可少的環節之一，也是檔案工作人員一項必備的基本功．那麼呢？一、充分佔有檔案統計資料俗話說「巧婦難為無米之炊」，寫文章如此，撰寫檔案統計分析報告也是這樣。動手撰寫檔案統計分析報告之前，一定要按照檔案統計項目，充分佔有檔案統計資料，認真做好檔案統計資料的收集工作。收集檔案統計資料是開展檔案統計分析的基礎。不論是檔案館，還是檔案室，都要進行檔案的收進、移出、整理、保管、鑒定、利用、編研等工作，在這些工作中都要形成相應的帳本．卡片、交接單、調查表、調查記錄等形式的原始資料，原始資料既是進行檔案統計......(本文共計2頁)
3. 電子文件的保存與紙質檔案的保存主要有哪些方面的區別
紙質檔案和電子檔案的區別
1.管理方法的區別。1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網路設備中的相關存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關業務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網路系統環境。而物理歸檔就是將電子檔案採取離線備份，移交到檔案部門，實行離線保存。1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區分、編目和排序。紙質檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立資料庫。由於電子檔案能通過計算機系統進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統對電子檔案加以自由的組合分類。1.3編目與審核。編目紙質檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內文檔的有關目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最後形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。電子檔案的編目方法和紙質的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統上運作，而計算機系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關鍵詞轉換成規范的分類號和主題詞，進而實現自動標引，所有，等於在歸檔時，就可以自動化實現「編目」。而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。2.保護中的差異。2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會對紙張的質量產生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質檔案的整體質量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取並存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產生變化的相關材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。2.2兩者面對環境條件影響的區別。粉塵影響的區別。粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些黴菌物質、紙張一旦發生破損其粘結起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；黴菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是黴菌開始來源，黴菌會分泌出有機酸和酶性物質，這些物質會使光碟和相關載體受到損壞，從而丟失相關的數據，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁碟受損、光碟被污染，以至於信息被丟失。溫濕度影響的整體區別。溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發生膨脹或者緊縮，進而對數據的讀寫和定位帶來不利的影響。2.3信息保護技術的差異。如何使檔案的載體——紙張的質量更高是紙質檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關的，保障紙質文件，且通過紙張實際的記錄內容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內的內容被竊取或變更。2.4技術壽命的差異。電子檔案是由信息設備將信息與載體相結合起來組成的，要通過信息設備才能進行利用。如果技術跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關材料三者始終是緊密相連的，它的內部因素、質量好壞與環境的保護息息有關的。由於電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟體設備才可查閱。所以，對於電子檔案中數字化信息的質量好壞而言，技術的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。
4. 如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：
（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；
（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由於實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；
（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由於受到計算機網路及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特徵。傳統檔案的特徵為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特徵為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特徵及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由於採用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體並不固定。實際操作中若採用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由於其為紙製品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求並不高。
歸檔時間不同
當文件辦理完成後，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成後可在計算機網路及信息技術的支持下傳送給檔案部門，並需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，並定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網路及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件後應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙製品材料進行存儲，管理中佔用一定的空間，並需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件後進行唯一的文件編號，並給出相應的分類號與檔案號，其中採用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
5. 紙質檔案數字化處理的基本程序與方法
任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利於管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質檔案數字化為例，對檔案數字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：
准確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關於檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統中，還應執行取消注冊功能，相當於在3Hmis中執行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
註明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。
如果系統中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則採用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，並將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然後，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，並有專門用於歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據需要設置掃描文件的格式和解析度，3Hmis可對各種常用格式的數字化文件進行管理。
對於封面、內頁、手寫訴狀或是發票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據規則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（採用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數和拆卷人所註明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。
6. 紙質檔案與電子檔案的優缺點
紙質檔案與電子檔案的優缺點？
檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：
（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；
（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由於實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；
（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由於受到計算機網路及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特徵。傳統檔案的特徵為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特徵為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特徵及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由於採用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體並不固定。實際操作中若採用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由於其為紙製品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求並不高。
歸檔時間不同
當文件辦理完成後，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成後可在計算機網路及信息技術的支持下傳送給檔案部門，並需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，並定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網路及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件後應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙製品材料進行存儲，管理中佔用一定的空間，並需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件後進行唯一的文件編號，並給出相應的分類號與檔案號，其中採用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
7. 紙質檔案和電子檔案分別有哪些優點
紙質檔案和電子檔案分別有哪些優點
檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。以下是我為大家整理的紙質檔案和電子檔案分別有哪些優點相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！
一、電子檔案和紙質檔案比較的優勢分析
（一）電子檔案的可分享性。紙質檔案一般只有一份或者幾份，數量非常少，而且只能在同一個地點觀看。這對於文件的傳輸是非常不利的。如果另一個距離較遠的地方的人需要了解這份紙質文件，只有兩種方法：一種是遠距離的人乘坐交通工具來到紙質文件所在地，另一種是通過郵寄紙質文件。顯然這樣會浪費大量的時間，人力物力。而且很大一部分的紙質絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會造成文件的損壞或者丟失。但是電子文件則可以在不同的時間，不同的地點同時被很多人看到。一方面可以打破人數的限制，同時被很多人看到，無形當中增加了檔案的利用價值和利用效率。另一方面打破了紙質檔案只能在同一場所觀看的限制。觀看者可以通過多種方式進行遠距離觀看。我們國家之前的文物檔案都是採用紙質書面的形式，而且人們只能通過去博物館才能看到文物，我們國家每個地區幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數不勝數。遠距離、時間少限制著很多對文物對歷史有著濃厚興趣的人。於是現在更多的博物館開始採用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發展使得資源可以更加有效地分享。
（二）電子檔案的不易失真性和經濟環保性。紙質的檔案隨著時間的增加和閱讀次數的增加會受到不同程度的損壞，字跡也會越來越老化，難以長時間保存。高溫高濕等環境因素均可促進紙張發生水解，同時也可使字跡材料發生擴散、洇化。而且意外事件的發生也極有可能會使珍貴的檔案材料毀於一旦，比如火災。但是電子檔案卻可以進行多個備份，而且數字化檔案不會因為重復性利用而失效，我們可以進行無數次的列印、下載和傳輸。紙質檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費大量的時間精力對紙質檔案進行拆釘、裝訂和搬運。我國雖然地域廣闊，樹木眾多，但是人均資源並不多。這是我們每個人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質的數量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節約型，環境友好型社會的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質檔案的使用，保護環境。當一份文件需要傳送給多個人的時候，只需要通過郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復印。
（三）電子文檔的多樣性和趣味性。紙質文檔的形式比較單一，只可以通過文字的描寫來表達。在書寫的過程中很容易出錯。在觀看文檔的時候我們經常會看到潦草的字跡，很難認清。如果經過較長的時間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對於紙質檔案來說速度比較快，字跡工整，出錯後方便修正。電子文檔在錄入時形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以採用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來進行統計。另外電子檔案可以將相關物品的圖片放入檔案中，達到圖形和文字的統一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進行分類、統計、匯總、列印、復制等，更好地滿足利用者的各種需求。當圍繞一個專題對檔案進行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。
二、紙質檔案和電子檔案的優勢比較分析
（一）紙質檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對於電腦高手或者可以接觸到檔案的相關人員來說是極其容易侵入並且進行篡改的，而且電子檔案篡改後不留痕跡，是非常難以被發現和識別的。紙質檔案不容易被篡改，被篡改後會留下相應的痕跡，是非常容易被發現和辨別的。而且紙質的檔案具有獨一無二性，可以通過字跡等來進行相應的辨別。同樣，一份歷經時間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。電子檔案的不穩定性更加明顯，遇到計算機病毒或者計算機故障的情況，如果沒有及時備份是十分嚴重的。保存電子檔案的U盤、光碟、磁碟一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機等相關的設備和知識，而紙質檔案方便快捷。同時電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實性容易受到質疑，相比紙質檔案更有說服力。
（二）紙質檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關系著國家安全的，有些檔案是關系公民個人隱私的。但是電子檔案的安全性遠遠不如紙質檔案。對於網路上的一些高手來說，侵入各個系統的電腦並非不可能。電腦技術日新月異，每個國家都在飛速進步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關的技術，防止國家機密的外泄。
【拓展內容】
加強電子檔案的管理和做好電子檔案的利用
電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對於電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由於管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更准確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查准率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關於電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標准文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬體平台。當利用者不具備利用電子文件的軟硬體平台時，也可向這些用戶提供列印件或縮微品。
2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網路傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網路來實現。
3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網路上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決於檔案館網路系統中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對於大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1.加強電子檔案管理，有利於節省人力物力。？在傳統檔案管理中，由於檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的'風險。然而，計算機及其網路的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利於節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以後，就可把按「卷」立卷歸檔，改為按「件」整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。？
2.加強電子檔案管理，有利於提高服務質量。？檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利於提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
3.加強電子檔案管理，有利於滿足多樣化需求。 隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利於滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由於電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，並從多個角度展開工作。
1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網路技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，並做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2.規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。 電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，並且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。採用網路方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，並對所使用的「密鑰」進行定期或不定期的更改，避免由於誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3.建立「雙套制」模式，確保重要信息完整。 所謂「雙套制」，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。「雙套制」管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，「雙套制」所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行「雙套制」，哪些不應該實行「雙套制」。只有根據各個檔案的內容特點採取相適宜的管理方法，有選擇性地實行「雙套制」管理，才不會造成人、財、物力的浪費，並且實現對重要信息的完整保存。
4.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由於提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的製作者和管理人員的責任心，使他們養成忠於職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
現代社會正在跨入「信息時代」，網路技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處於可准確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
;8. 如何做好紙質檔案數字化工作
如何做好紙質檔案數字化工作
隨著社會信息化的迅速發展，很多信息都以數字化的形式呈現、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質檔案數字化工作，希望大家喜歡！
一、掃描加工前階段
這一階段是數字化工作開展前的准備階段，是該項工作的起步階段也是關鍵階段，本階段的工作做好了就為後期工作打下良好基礎。准備的內容包括紙質檔案的准備、基礎設施的准備、人員的准備及相應管理制度完善等。
1、紙質檔案的准備。
許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規則完成規范的歸檔整理後進行。若紙質檔案整理不合格就開展數字化掃描，那麼一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章並准確填寫、全年檔案完成編目並准確無誤等工作，確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、准確、規范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數字化加工。
2、基礎設施的准備。
紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所，數字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統和門禁、防盜、視頻監控等安全系統。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁碟、光碟等），有條件的單位可以配置伺服器、備份設備、數碼相機等，數字化加工工作同樣需要相應的軟體系統支撐，如操作系統、檔案管理軟體、掃描程序、刻錄軟體、備份軟體、病毒查殺軟體等，來保障數字化加工工作安全有保障。
3、人員的准備。
檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業務外包），制定實施方案，成立檔案數字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數字化加工過程的全流程管理。
4、管理制度的完善。
科學、規范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質檔案數字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數據、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等，並在紙質檔案數字化工作過程嚴格執行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。
二、掃描加工中階段
這一階段是紙質檔案數字化加工流程進入實質性操作階段，是實現紙質檔案數字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標准要求。
1、掌握標准要求。
做好工作標准先行，紙質檔案數字化加工工作同樣要在標准規范的指導下進行。既不要為了節省存儲空間降低標准，也不要不顧實際需要一味地提高標准。具體標准應該包括但不限於全年度歸檔紙質檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質檔案與掃描後形成的數字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2、掌握操作方法。
在未實現完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。
掃描操作：檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟體後即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來並不復雜，就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急於掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描解析度、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據為《紙質檔案數字化規范》及《紙質檔案數字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應根據需要和檔案的紙張質量進行選擇，有條件的話最好選用專業的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數字化規范》中推薦全部採用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關聯，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式佔用空間相對會大。掃描解析度是影響檔案直觀效果的`重要參數，規范中規定最低為200dpi，要實現OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數的基礎上再進行亮度和對比度的微調。
圖像處理：規范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發白偏暗、圖像倒置等質量問題，出現這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要採用專門的圖像處理軟體來實現，一般可以採用PS軟體，也有一些專業的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟體，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工後階段
一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等工作，每項工作依次銜接完成。
1、圖像檢查。
數字化加工的成果好不好，在數字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發現問題再回過頭來修改，就像工廠產品生產一樣不能等著別人去發現問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數字化加工的標准要求，然後才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現100%的檢查，最低不能低於10%，對抽檢到的內容要達到100%的合格率，一旦發現問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，並要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。
2、數據對接檢查。
目前，利用數字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數據，因此目錄與圖像及數字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發現問題，必須重新修改完善。
3、數據存儲。
在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數據進行離線存儲，目前提倡採用一次性寫光碟作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數據、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數字檔案管理系統的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限於工作流程過程中的規劃方案、人員登記表、數字化加工檔案登記表、數量統計表、質量檢查表、編碼說明文件、數據描述等，建立起完整的項目檔案元數據。
4、數據移交。
這是掃描加工工作完成前的最後一項內容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續，如果驗收不合格，那麼說明前期的工作還存在問題，需要重新改正後再進行數據移交。交接手續在雙方蓋章確認後，標明此次工作即圓滿完成。
檔案數字化工作是當前及今後一段時間檔案工作的重要內容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規范，並在工作中積極總結經驗，都能夠把這項工作很好地完成。
;9. 紙質檔案怎樣長久保存
紙質檔案怎樣長久保存
目前學術界關於檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出紙質檔案怎樣長久保存。希望大家喜歡！
紙質檔案怎樣長久保存
一、知識背景
重視紙質文檔的保存工作是檔案工作人員必須要注意和認真對待的重要問題。由於歷史的原因，當前主要的檔案資料都是採用紙質材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的文件，大多採用紙質文件存檔，這樣就為保存紙質文獻檔案提出了較高的要求。
二、古代方法
為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會採用石灰和石棉等含鹼性較強的天然材料，因為在日後的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。
三、現代存放
國家檔案局於1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房（含膠片室、磁帶室）的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃，相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過5%。由此可見檔案庫房存儲條件的嚴苛，這樣才能有效保存紙質檔案。
四、避免酸性環境的生成
酸性環境的形成主要有兩條途徑：
1、造紙過程中殘留的酸；
2、當紙張濕度過大時吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。
五、防治光化學反應發生
最好將檔案庫房建在環廊內，不但避免陽光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。
六、控制庫房溫度
溫度升高，物質分子獲得熱能，分子運動加快，動能增大，活化分子數量增多，化學反應也會加快。平時幾乎不進行的纖維素有關反應也會發生，紙質老化速度就會加快。當溫度過高時，紙質會失去水份而變硬變脆。溫度繼續升高就會使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫房一定要控制溫度，不可過高也不可過低，最好控制在14—24℃之間。
七、控制庫房濕度
空氣中濕度大，紙張含水量就大，酸性物質對紙張中纖維素破壞作用就大，這就是相對濕度越高，紙張白度呈直線下降的原因。當相對濕度超過85%時，紙張物理強度損失30%以上，彈性完全失去，曬干後也不能恢復原來的狀態。另外，相對濕度若低於25%以下，紙張又會因乾燥失去水分而發硬變脆，彈性、耐折度減弱而易破損。因此，檔案庫房的濕度非常重要，一定要盡量保持穩定，最好控制在45%—60%。
八、除塵殺菌
灰塵是細菌、黴菌的攜帶者，本身也會對紙張產生磨損、腐蝕等破壞作用，因此在檔案入庫前就要進行除塵、殺菌。入庫後要嚴格控制溫濕度，因為高溫高濕是細菌、黴菌繁殖的必要條件。
拓展閱讀：聲像檔案的保存與利用
聲像檔案是以照片、影片、錄音帶、光碟及硬碟等不同載體來對聲音和圖像進行保存，並能夠再現，同時也可以輔以文字的具有保存價值的歷史記錄。其種類較為豐富，在保存和利用過程中需要採取必要的措施確保其功能性，實現其實現更好的查詢和檢索能力。
一、確保錄制質量和格式的規范性
對於聲像檔案的質量的保證，則需要從源頭上進行干擾，這才能起到根本性的效果。所以作為檔案部門，則需要有取主動干擾的措施，通過對音視頻文件攝錄標准、攝錄器材和存儲介質的選擇、攝錄人員的指導和培訓等源頭上來對音視頻文件的錄制質量和錄制格式的規范化和標准化進行有效的控制，為聲像檔案的歸檔案保存和利用奠定良好的基礎。
二、強化對歸檔聲像文件的接收、校驗和保存
（一）堅持歸檔聲像文件入庫格式的規范化、入庫內容的選擇性
（1）對擬歸檔聲像文件的內容進行嚴格挑選
作為聲像檔案其一定要具有長期、持久保存的意義，所以對需要擬歸檔的聲像文件的內容要進行評估，對其是否具有持久價值和檔案價值進行鑒定，並在此基礎上實現對擬歸檔文件進行挑選。
（2）把好對擬歸檔聲像文件格式的`校驗關
對於需要長期和永久保存的聲像檔案，理論上需要按照未壓縮或是無損壓縮的格式來進行保存，但在實際聲像檔案形成過程中，存儲格式和存儲載體在滿足國家相關參數要求下，則需要在保證視聽質量的同時，確保做到存儲空間的最小化。
（3）把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關
對擬歸檔的聲像則需要根據同類內容的紙質檔案管理規定對其密級和保存期限進行確定，但不管是需要長期還是永久保存的聲像檔案，其存儲的介質即使在符合條件的要求下進行存儲，但由於其自身物理和化學性質穩定性較差，所以想要長期安全存放具有一定的難度，對聲像檔案所記載的信息進行到更新或是遷移具有必要性。
（二）根據存儲介質和讀取方式的特殊性，對聲像檔案採取相應的安全措施
（1）做好提前備份工作
對於聲像檔案為了確保其安全性，則需要提前做好備份。利用耐久材質的備份介質，使用標準的軟體和文件格式對數據進行存儲，減少存儲和利用過程中導致聲像檔案出現損壞的情況發生。對於備份的聲像檔案要減少數據遷移的頻率，從而避免由於數據丟失而導致的損失發生。對於備份檔案的保存以遠距離異地存儲為宜，這樣不僅可以有效的避免由於污跡、霉變和介質層間開裂等原因所導致的聲像檔案無法讀取的情況發生，同時在一些自然災害和人為損壞發生時，避免聲像檔案的安全受到威脅。
（2）對歸檔的聲像檔案要定期檢查
單位和保管部門每年均應對聲像文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。由於聲像檔案一般都是離線保存在唱片、磁帶、光碟等存儲介質上，設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設備及播放軟體，同時注意做好聲像檔案的載體轉換工作。
（3）對存儲介質要適時更新
通過將聲像檔案的內容信息從原存儲載體轉換到新的或穩定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉換為數字信號等方式，都是提高更新質量、降低更新損失的有效方法。
（4）對存儲信息要適時遷移
近年來，開盤錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數字錄音方式取代，磁帶錄音機的市場份額急劇下降，無論是生產廠家還是維修單位都迅速減少，適時採取數字錄音方式按照最新的技術標准轉錄備份，並實現規模化集中儲存和備份，可以為將來的進一步轉換升級創造更加便利的條件。
三、確保讀取方式的最優選擇與最佳效果
（一）提高讀取方式的安全性
提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質的安全性。確保錄音錄像檔案存儲信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲內容被改動，歸檔後的聲像文件應當被設置成禁止寫操作的狀態。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計算機病毒的侵害。確保錄音錄像檔案存儲介質的安全，主要是指防止存儲介質在借閱過程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時應使用拷貝件。
（二）提高內容檢索的便捷性
盡管目前並不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語言信息相對應的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語言類音頻、視頻文件總數的不斷增加，從海量的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統，將與特定錄音錄像檔案相對應的，對於克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進行海量搜索的缺點，提高對關鍵信息的查找能力是非常有價值的。
四、結束語
近年來，隨著科學技術的快速發展，語音識別和人像識別技術開始在聲像檔案信息檢索中開始應用，這不僅有利於提高聲像檔案信息查詢的准確性和便捷性，而且也是對聲像檔案內容快速檢索能力得以實現的重要突破，必將推動聲像檔案得到健康的發展。
談實物檔案如何整理
[摘要]各單位在工作中都會形成一些具有保存價值的實物，如獎狀等榮譽性實物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優產品實物等。要使這些實物發揮更大作用，就必須對其進行科學整理。
[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由於實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利於排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便於系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可採取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特徵進行分類。採用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便於按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合並而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、製作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先後次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循「載體原則」，即同一載體的實物應當排列在一起。「載體原則」有利於目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、櫃，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先後順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先後順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼簽
貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，並以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，並為後續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。
標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以「件」為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱並考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。
實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特徵，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入櫃、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案櫃、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可捲成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對於獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒裡用防酸紙板隔成的「井」字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，註明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；製作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
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