❶ 影響紙質檔案耐久性的因素有哪些
影響紙質檔案耐久性的因素
1、污漬的危害
紙質檔案在保管和利用的過程中，尤其是在查閱和整理的環節，由於不利環境條件或人為因素的影響，以及檔案人員或使用者的粗心大意會導致檔案受損，有時會沾上泥斑、油斑、臘斑、霉斑、鐵銹斑等，這些污漬一旦沾上，很難完好去除，這不僅影響了紙張的美觀，甚至影響字跡的清晰度，嚴重的可能會腐爛，導致重要的檔案信息丟失。
2、受環境影響大
紙質檔案具有脆弱性，其在移交的過程中，若保管的條件無法保證，很容易受到外部環境的影響。例如，在運送途中，紙質文件會因為高溫、高濕、灰塵、有害氣體等發生損耗。
然而，當前政府和一些企事業單位對檔案建設的關注程度不夠，缺乏金融投資，紙質檔案保管條件惡劣，相關設備設施配備不齊全，部分檔案管理人員缺乏檔案保護專業知識和技能，使得紙質檔案的保管依舊存在嚴重隱患。
3、紙質檔案在使用過程中存在的隱患
紙質檔案在庫外運行或外借時，受人為因素的影響很大，加之檔案的特殊性，一旦丟失很難找到。同時，在檔案利用中，部分用戶素質低下，長期占據著檔案，不及時歸還，很可能會造成檔案丟失，直接導致紙質檔案收集不齊全、不規范。
此外，一些部門缺乏檔案觀念，為了利用方便，將應歸檔檔案拖延轉移，導致檔案丟失或檔案內容泄露。紙質檔案不能完整歸檔，直接影響了檔案信息資源的建設、開發和利用等工作。
4、檔案管理人員缺乏專業的檔案保護技能
近年來，檔案管理人員隨著社會的需要不斷壯大，但檔案修復人才卻依舊很匱乏，檔案修復工作失去了人才支撐，出現了斷層的現象，滿足不了對檔案管理人員的現實需求，新培養的檔案修復人才因缺乏長期的實踐和系統的培訓，一時還很難發揮作用。
5、書寫材料影響紙質文件的存儲壽命
紙質檔案字跡材料指書寫或印刷在紙張上的墨或墨汁、油墨、圓珠筆、復寫紙、印台油和技術圖紙、藝術繪畫製品上的線條材料等。這些書寫材料受自身性質和外在環境等因素的影響，會出現褪色、擴散、模糊等現象，直接影響檔案的保存和利用。
❷ 如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
如何加強辦公室電子檔案和紙質檔案的管理
檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：
（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；
（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由於實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；
（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由於受到計算機網路及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特徵。傳統檔案的特徵為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特徵為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特徵及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由於採用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體並不固定。實際操作中若採用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由於其為紙製品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求並不高。
歸檔時間不同
當文件辦理完成後，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成後可在計算機網路及信息技術的支持下傳送給檔案部門，並需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，並定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網路及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件後應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙製品材料進行存儲，管理中佔用一定的空間，並需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件後進行唯一的文件編號，並給出相應的分類號與檔案號，其中採用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
❸ 半頁紙的檔案如何存放
檔案存放的方法如下：
1.畢業後的檔案可由公司接收歸檔。
2.無檔案管理資格的單位可委託人才交流服務中心託管。
3.個人可委託有資格的人力資源公司代辦，將檔案寄送人才交流服務中心。
人事檔案是保密的，個人檔案的內容涉及個人功過等多個方面，有些從側面反映出一些重大歷史事件，任何人不得泄露、私自保存人事檔案資料，不得向社會無條件提供服務。
❹ 如何正確處理電子檔案與紙質檔案的關系
如何正確處理電子檔案與紙質檔案的關系
檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：
（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；
（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由於實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；
（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由於受到計算機網路及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特徵。傳統檔案的特徵為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特徵為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特徵及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由於採用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體並不固定。實際操作中若採用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由於其為紙製品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求並不高。
歸檔時間不同
當文件辦理完成後，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成後可在計算機網路及信息技術的支持下傳送給檔案部門，並需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，並定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網路及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件後應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙製品材料進行存儲，管理中佔用一定的空間，並需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件後進行唯一的文件編號，並給出相應的分類號與檔案號，其中採用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
❺ 不同的部門檔案怎麼存放
檔案存放方法和流程
一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是小編為大家整理檔案存放方法和流程相關內容，文章希望大家喜歡！
當你手裡有檔案時會發生什麼？
1、它將成為一個死檔案。如果你把你的檔案放在自己手裡超過兩年，你的檔案將成為一個死檔案。現在，紙質檔案和電子檔案是同步的。如果其中一個丟失，檔案中的信息將被立即補充和修復。當然，你不需要親自保存電子檔案。但是紙質檔案需要存放在學校、機構、人才市場和其他地方。紙質檔案存儲在您自己的手中，兩年以上都不能檢查和更新。您的'檔案將被視為無效檔案。這是為了確保每個人的檔案總是實用的。
2、當學校和機構選擇專業職稱或獎項時，檔案將無效，因為它們是在自己手中打開的。因為檔案是在你自己手裡啟封的，這說明檔案的保密性和真實性不可能。
存放檔案的地方
1、學校。學校本身是允許學生存儲檔案的，但只能保存兩年。這是因為每年都有大量的學生進出學校，所以檔案不能長時間保存在學校，以防檔案被轉移。這兩年實際上是學校給你的兩年職業選擇期。兩年多以後，如果你不轉移檔案，你的檔案就會被送到學生的來源
2、公司。有些單位有檔案管理許可權，一般都是國有企業。然而，由於不是所有單位都有這個許可權，假設你的工作已經轉移，記得轉移你的檔案。你必須知道你的新單位是否能儲存檔案。
3、你出生的地方。打算畢業後回家發展的學生可以把自己的檔案帶回原籍，這樣更安全也更方便。這種存放方法在原工作場所存放後簡單方便。但是，如果你在兩年內離開家鄉去工作，你必須重新辦理調動手續。
4、人才市場。這是每個人存儲檔案的最佳方式。畢竟，人才中心是人才和企業之間的橋梁。同時，為個人保存檔案也是國家賦予的工作，也是國家為個人提供檔案的地方。
❻ 電子文件的保存與紙質檔案的保存主要有哪些方面的區別
紙質檔案和電子檔案的區別
1.管理方法的區別。1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網路設備中的相關存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關業務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網路系統環境。而物理歸檔就是將電子檔案採取離線備份，移交到檔案部門，實行離線保存。1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區分、編目和排序。紙質檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立資料庫。由於電子檔案能通過計算機系統進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統對電子檔案加以自由的組合分類。1.3編目與審核。編目紙質檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內文檔的有關目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最後形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。電子檔案的編目方法和紙質的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統上運作，而計算機系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關鍵詞轉換成規范的分類號和主題詞，進而實現自動標引，所有，等於在歸檔時，就可以自動化實現「編目」。而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。2.保護中的差異。2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會對紙張的質量產生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質檔案的整體質量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取並存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產生變化的相關材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。2.2兩者面對環境條件影響的區別。粉塵影響的區別。粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些黴菌物質、紙張一旦發生破損其粘結起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；黴菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是黴菌開始來源，黴菌會分泌出有機酸和酶性物質，這些物質會使光碟和相關載體受到損壞，從而丟失相關的數據，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁碟受損、光碟被污染，以至於信息被丟失。溫濕度影響的整體區別。溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發生膨脹或者緊縮，進而對數據的讀寫和定位帶來不利的影響。2.3信息保護技術的差異。如何使檔案的載體——紙張的質量更高是紙質檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關的，保障紙質文件，且通過紙張實際的記錄內容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內的內容被竊取或變更。2.4技術壽命的差異。電子檔案是由信息設備將信息與載體相結合起來組成的，要通過信息設備才能進行利用。如果技術跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關材料三者始終是緊密相連的，它的內部因素、質量好壞與環境的保護息息有關的。由於電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟體設備才可查閱。所以，對於電子檔案中數字化信息的質量好壞而言，技術的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。
❼ 非全日制大專、非全日制本科紙質檔案全都在自己手裡存放如何處理
去放到存檔機構，既然在單位那就放單位，沒理由不收
❽ 紙質檔案與電子檔案的優缺點
紙質檔案與電子檔案的優缺點？
檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：
（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；
（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由於實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；
（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由於受到計算機網路及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特徵。傳統檔案的特徵為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特徵為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特徵及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由於採用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體並不固定。實際操作中若採用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由於其為紙製品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求並不高。
歸檔時間不同
當文件辦理完成後，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成後可在計算機網路及信息技術的支持下傳送給檔案部門，並需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，並定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網路及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件後應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙製品材料進行存儲，管理中佔用一定的空間，並需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件後進行唯一的文件編號，並給出相應的分類號與檔案號，其中採用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
❾ 紙質文件保存的最高年限是多少怎樣保存
紙質文件保存的最高年限是10年以上。
國家檔案局於1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房(含膠片室、磁帶室)的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃。
相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過±5%。由此可見檔案庫房存儲條件的嚴苛，這樣才能有效保存紙質檔案。
避免酸性環境的生成
酸性環境的形成主要有兩條途徑：一是造紙過程中殘留的酸；二是當紙張濕度過大時吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。
防治光化學反應發生
最好將檔案庫房建在環廊內，不但避免陽光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。
(9)紙質檔案存儲擴展閱讀
古代保存紙質文件的方法
為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會採用石灰和石棉等含鹼性較強的天然材料，因為在日後的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。
現代檔案存放的基本物質條件包括：檔案庫房、庫房設備、檔案裝具、包裝材料等。
控制庫房溫度
溫度升高，物質分子獲得熱能，分子運動加快，動能增大，活化分子數量增多，化學反應也會加快。平時幾乎不進行的纖維素有關反應也會發生，紙質老化速度就會加快。
當溫度過高時，紙質會失去水份而變硬變脆。溫度繼續升高就會使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫房一定要控制溫度，不可過高也不可過低，最好控制在14-24℃之間。
❿ 高考後去提取紙質檔案後，選擇暫時不讀大學了，那麼紙質檔案該存放在哪裡可以放在家裡嗎
當地教育局，不可以。
高考結束後，很多考生去學校或者當地教育局領取一個牛皮紙檔案袋，檔案袋裡主要有個人的入團申請書、會考成績、獎懲情況等信息，個人檔案是一生陪伴著本人，包括大學入學時交給學校保管、大學畢業後單位提檔、人事調動提檔等等。
對於有些好奇心特別重的學生，千萬不要自己拆開檔案袋，在上大學報到前妥善保管好自己的紙質檔案，裡面的信息也沒什麼可好奇的，但一旦個人拆開後，就產生了個人更換編造的可能性，產生很多不必要的麻煩。
考生電子檔案：
高校錄取新生的主要依據。考生電子檔案內容主要包括考生基本信息、思想政治品德考核鑒定或評語、高中學業水平考試成績、體檢信息、高考成績信息、志願信息、考生參加普通高校招生考試的誠信記錄(主要指招生考試過程中違規的簡要事實及處理結果)等內容。考生電子檔案須與考生報名登記表、體檢表等紙介質材料的相對應部分的內容一致。
省級招辦應根據教育部發布的招生信息標准和有關要求制訂本地區考生信息採集辦法，建立健全相應的管理制度。考生信息採集的內容，要適應高校錄取時對考生綜合評價的要求。