⑴ 電子文件歸檔與管理規范的歸檔方法
7.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的離線載體上。
7.2鑒定
7.2.1電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
7.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)。如果文件形成單位採用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。
7.2.3電子文件的歸檔范圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。
7.2.4電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關於紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。
7.3歸檔時間
邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。
7.4檢測
在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬體環境的有效性，軟體環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
7.5 歸檔
7.5.1電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。
將電子文件的管理權從網路上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。
7.5.2物理歸檔
7.5.2.1 凡在網路中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。
7.5.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝。
7.5.2.3本標准推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體。
7.5.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。
7.5.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟體。
7.5.2.6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔，並附《歸檔電子文件徑記表》(見附錄A的表A．4和表
A．5)。
歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(見附錄A的表A．4)，以件為單位填寫續頁(見附錄A的表A．5)。
7.5.2.7對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。
7.5.2.8歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
⑵ 電子文件的保存與紙質檔案的保存主要有哪些方面的區別
紙質檔案和電子檔案的區別
1.管理方法的區別。1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門就為紙質檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質檔案要復雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過信息設備把電子檔案中的地址存儲在網路設備中的相關存儲設備當中，檔案部門記錄的是歸檔的電詳細來源，由信息設備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對信息設備的要求非常之高，需要高超的技能、相關業務及信息設備的具體條件，要具備十分嚴謹的管理方式及穩定的網路系統環境。而物理歸檔就是將電子檔案採取離線備份，移交到檔案部門，實行離線保存。1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區分、編目，形成一個完整的系統。根據檔案中的整體內容、地址來源、組成方式和時間等歷史信息進行組合、區分、編目和排序。紙質檔案的整理比較復雜化，基本是手工進行操作，效率低且勞動強度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個方面：排序和分類，建立資料庫。由於電子檔案能通過計算機系統進行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動化的系統對電子檔案加以自由的組合分類。1.3編目與審核。編目紙質檔案的方式有以下幾個方面：記錄卷內文檔的有關目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號等，最後形成完整的目錄。通過實際操作將這些目錄進行審核。電子檔案的編目方法和紙質的檔案不一樣，因電子檔案在計算機的系統上運作，而計算機系統具備極強的推理功能和邏輯性，可以自行完成對提要、全文及文件名的處理，選取關鍵詞轉換成規范的分類號和主題詞，進而實現自動標引，所有，等於在歸檔時，就可以自動化實現「編目」。而電子檔案檢索是根據電子檔案的檢索系統，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優勢是交互性強，響應的時間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。2.保護中的差異。2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會對紙張的質量產生決定性的因素，在對檔案加以保護的過程當中，一定要把化學反應的所需條件解決，才能使紙質檔案的整體質量更高。電子檔案所用的設備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過激光來獲取並存儲信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產生變化的相關材料。而磁粉當中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會因外磁場的破壞而消磁或退磁。2.2兩者面對環境條件影響的區別。粉塵影響的區別。粉塵對紙張有所影響，重點是機器會帶來一些黴菌物質、紙張一旦發生破損其粘結起來便會變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來的損害是由化學物質的反應、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學因子會引起磁帶、光碟、發生分解或者侵蝕等，因化學反應而導致的質量問題指的是化學損壞，導致記錄信息不足或者丟失；黴菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是黴菌開始來源，黴菌會分泌出有機酸和酶性物質，這些物質會使光碟和相關載體受到損壞，從而丟失相關的數據，而是生物上帶來的損壞；而物理反應的損壞指的是磁碟受損、光碟被污染，以至於信息被丟失。溫濕度影響的整體區別。溫濕度的高低也會對光碟、紙張及其他的載體帶來不利的影響。對普通的紙張而言，過高的溫濕度會使紙張內部的化學因子加速反應，從而加快紙張與水發生溶解，導致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發生膨脹或者緊縮，進而對數據的讀寫和定位帶來不利的影響。2.3信息保護技術的差異。如何使檔案的載體——紙張的質量更高是紙質檔案的核心工作之一，因為存儲的信息和相應載體是密切相關的，保障紙質文件，且通過紙張實際的記錄內容就能夠儲存。以電子檔案來分析，載體與信息是不總是相結合在一起的，電子檔案與載體的分離性會使檔案內的內容被竊取或變更。2.4技術壽命的差異。電子檔案是由信息設備將信息與載體相結合起來組成的，要通過信息設備才能進行利用。如果技術跟不上，就不能讀出相應的信息。但紙質的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關材料三者始終是緊密相連的，它的內部因素、質量好壞與環境的保護息息有關的。由於電子檔案是由信息設備將其載體與信息相組合而成的，要通過軟體設備才可查閱。所以，對於電子檔案中數字化信息的質量好壞而言，技術的更新是比損壞載體更加嚴重的損害。
⑶ 電子文件的歸檔管理有哪些具體要求
電子文件的歸檔管理具體要求
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的離線載體上。具體要求：
（1）凡在網路中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝；
（3）推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體；
（4）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態；
（5）特殊格式的電子文件，應存儲載體中同時存在相應的查看軟體；
（6）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應以盤為單位填寫；
（7）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。